Erste Schritte

Beim ersten Start von EmailOps läuft ein Assistent mit vier Schritten. Er dauert ein paar Minuten, größtenteils für einen Modell-Download im Hintergrund.

1. KI an oder aus

EmailOps prüft Ihre Hardware und empfiehlt, ob lokale KI aktiviert werden soll. Wählen Sie:

• KI aktiviert — Chat, Entwürfe, Klassifizierung und semantische Suche laufen alle auf dieser Maschine.
• Einfacher E-Mail-Client — es wird kein Modell heruntergeladen und nie ein KI-Aufruf gemacht. Sie können die KI später unter Einstellungen → KI: Backend & Modelle einschalten und ebenso leicht wieder aus.

2. KI-Backend und Modell

Wenn Sie die KI aktiviert haben, wählen Sie, wo die Inferenz stattfindet:

Wählen Sie beim eingebauten Backend ein Chat-Modell aus dem Katalog. Qwen 3.5 4B ist der empfohlene Standard: rund 3 GB Download, benötigt etwa 8 GB Arbeitsspeicher zum Ausführen und unterstützt die Tool-Aufrufe, auf die der Chat angewiesen ist. Modelle, die für Ihren Systemspeicher zu groß sind, werden ausgegraut. Der Download läuft im Hintergrund — Sie können im Assistenten weitermachen.

Welcher Speicher zählt, hängt von der Maschine ab: Unified Memory auf einem Apple-Silicon- Mac, der VRAM Ihrer GPU auf einem Windows- oder Linux-Rechner mit dedizierter Karte, und der System-RAM, wenn keine GPU vorhanden ist. Der Modellkatalog nennt den Wert für jedes Modell.

Das Embedding-Modell hinter der semantischen Suche (Nomic Embed Text v1.5, ~80 MB) ist unter macOS in der App enthalten — für die Suche gibt es also nichts herunterzuladen.

3. Layout des Posteingangs

Wählen Sie die Aufteilung — geteilt (Liste links, Nachricht rechts) oder volle Breite (ein Bereich nach dem anderen). Jederzeit änderbar unter Einstellungen → Erscheinungsbild, zusammen mit der Sprache der Oberfläche (Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch).

4. Ein Konto verbinden

Der letzte Schritt fügt Ihr erstes Postfach hinzu. EmailOps unterstützt:

• Gmail — melden Sie sich im Browser an und erteilen Sie den Zugriff. Die Tokens gehen direkt in den Schlüsselbund des Systems.
• Outlook / Microsoft 365 — derselbe Browser-Ablauf, über die Microsoft-Graph-API.
• IMAP / SMTP — iCloud, Yahoo, Fastmail, ProtonMail Bridge oder ein beliebiger eigener Server. Serverdaten und Zugangsdaten direkt eingeben.

Weitere Konten fügen Sie jederzeit über Konto hinzufügen in der Seitenleiste hinzu. Mit mehreren verbundenen Konten erhalten Sie zusätzlich zu den Einzelansichten einen vereinten Posteingang „Alle Konten“.

Nach dem Assistenten

Die erste Synchronisierung dauert

EmailOps lädt Ihre E-Mails in eine lokale Datenbank, und der erste Durchlauf muss alles von Grund auf holen. Wie lange das dauert, hängt von der Größe des Postfachs ab — ein paar Minuten bei einem kleinen Konto, deutlich länger bei einem mit jahrelanger Historie und großen Anhängen. Es läuft im Hintergrund, und Sie können bereits Eingetroffenes lesen und durchsuchen, während der Rest nachzieht.

Das sind einmalige Kosten. Jede spätere Synchronisierung ist inkrementell: Sie fragt beim Anbieter nur ab, was sich seither geändert hat, ist daher in Sekunden fertig und läuft unauffällig nach Zeitplan. Bei aktivierter KI arbeiten auch Klassifizierung und Embeddings beim ersten Lauf den Rückstand ab und fassen danach nur noch neue E-Mails an.

Sobald die erste Synchronisierung abgeschlossen ist:

1. Die Klassifizierung beginnt, neue E-Mails nach Priorität, Absicht und Thema zu kennzeichnen — siehe KI-Funktionen.
2. Embeddings werden im Hintergrund erzeugt, damit die semantische Suche eine Grundlage hat. Fortschritt und Neuaufbau des Index finden Sie unter Einstellungen → KI-Suche.
3. Erwägen Sie ein Hauptpasswort unter Einstellungen → Datenschutz & Sicherheit, wenn die App beim Start gesperrt sein soll — siehe Datenschutz und Sicherheit.

Klassifizierung und Embeddings berücksichtigen beide KI-Verarbeitung auf neuere E-Mails beschränken (Einstellungen → KI: Backend & Modelle), sodass ein zehn Jahre altes Archiv nur auf ausdrücklichen Wunsch verarbeitet wird.