Standardfunktionen

Alles auf dieser Seite funktioniert auch mit ausgeschalteter KI. Die KI-Ebene wird separat unter KI-Funktionen behandelt.

Konten und Synchronisierung

Verbinden Sie beliebig viele Postfächer — Gmail, Outlook / Microsoft 365 (Graph API) und jeden IMAP/SMTP-Server (iCloud, Yahoo, Fastmail, ProtonMail Bridge, selbst gehostet). Die E-Mails werden in eine lokale SQLite-Datenbank synchronisiert, sodass Lesen und Suchen schnell bleiben und offline funktionieren.

Der Name eines Kontos ist der Absendername, den Empfänger bei den von diesem Konto gesendeten E-Mails sehen. Sie ändern ihn im Feld Absendername in den Kontoeinstellungen; bleibt es leer, wird nur mit der Adresse gesendet. Gmail-Konten übernehmen anfangs den Namen aus der Gmail-Einstellung „Senden als“, IMAP-Konten den Anzeigenamen, den Sie beim Verbinden angegeben haben. Über Outlook gesendete E-Mails tragen den Namen, den Microsoft für das Postfach hinterlegt hat.

Vereinter Posteingang

Die Ansicht Alle Konten führt jedes aktivierte Postfach in einer Liste zusammen, neben den Ansichten je Konto. Eigene IMAP-Ordner werden ebenfalls synchronisiert, und Sie können sie direkt in der App anlegen, umbenennen, löschen und Nachrichten per Drag-and-drop verschieben.

Weiterleiten

Weiterleiten steht im Lesebereich neben Antworten und Allen antworten. Der Entwurf öffnet sich ohne Empfänger und enthält die ursprüngliche Nachricht unter der Kopfzeile Weitergeleitete Nachricht mit Absender, Datum und Empfängern, dazu die ursprünglichen Anhänge (bis zu 20 MB insgesamt). Sie wird als neue Nachricht gesendet und landet daher nicht in bestehenden Unterhaltungen des Empfängers.

Konversationen organisieren

Archivieren nimmt eine Konversation aus dem Posteingang, ohne sie zu löschen, und In den Posteingang verschieben holt sie zurück. Beides, zusammen mit Als ungelesen markieren und Mit Stern markieren, findet sich in der Leseansicht und im Menü Weitere Aktionen (⋮) jeder Konversation; der Stern sitzt außerdem auf jeder Zeile der Liste. Die Änderung wird auch bei Ihrem E-Mail-Anbieter vorgenommen, sodass Gmail oder Outlook dasselbe zeigen.

Mit Stern in der Seitenleiste listet Ihre markierten Konversationen. Archiv listet die archivierte Post von Gmail- und Outlook-Konten sowie in Alle Konten; ein IMAP-Konto archiviert in seinen eigenen Archivordner, der bei seinen übrigen Ordnern erscheint. Archivierte Post ist nur aus dem Posteingang heraus: Suche, intelligente Filter und die KI-Funktionen erreichen sie weiterhin.

Setzen Sie das Häkchen am Anfang einer Zeile, um sie auszuwählen. Sobald eine oder mehrere ausgewählt sind, wirkt eine Leiste über der Liste auf alle zugleich — archivieren, zurückstellen, löschen, als gelesen oder ungelesen markieren, mit Stern markieren — und Auswahl aufheben beendet sie. Konten mit eigenen Ordnern bieten außerdem In Ordner verschieben.

Archivieren oder Löschen nimmt die Konversationen sofort aus der Liste und zeigt 6 Sekunden lang einen Hinweis mit Rückgängig. Ihr E-Mail-Anbieter erfährt erst davon, wenn diese Sekunden vorbei sind (oder früher, wenn Sie etwas anderes archivieren oder löschen oder eine andere Ansicht öffnen) — Rückgängig legt sie also einfach zurück.

Wenn die Konversation, die Sie gerade lesen, die Liste verlässt — archiviert, gelöscht, zurückgestellt oder in den Spam verschoben —, öffnet sich die nächste. Einstellungen → Erscheinungsbild → Nach dem Archivieren oder Löschen wählt zwischen der nächsten Konversation, der vorherigen oder der Rückkehr zur Liste. Eine Konversation als ungelesen zu markieren führt immer zurück zur Liste.

Zurückstellen

Zurückstellen blendet eine Konversation bis zu einem Zeitpunkt Ihrer Wahl aus dem Posteingang aus: später heute, morgen, dieses Wochenende, nächste Woche oder ein selbst gewähltes Datum mit Uhrzeit. Es steht in der Leseansicht, im ⋮-Menü der Zeile und in der Auswahlleiste zur Verfügung.

Zurückgestellte Konversationen stehen unter Zurückgestellt in der Seitenleiste, die nächste zuerst; Nicht mehr zurückstellen holt eine vorzeitig zurück. Ist der Zeitpunkt erreicht, erscheint die Konversation wieder ganz oben im Posteingang, als ungelesen markiert. Eine neue Nachricht in einer zurückgestellten Konversation holt sie sofort zurück.

Das Zurückstellen wird nur auf diesem Computer gespeichert: andere E-Mail-Programme zeigen die Konversation weiter im Posteingang. Konversationen kommen zurück, solange EmailOps läuft; eine, deren Zeitpunkt bei geschlossener App verstrichen ist, kommt beim nächsten Öffnen zurück.

Senden rückgängig machen und geplantes Senden

Nach einem Klick auf Senden wartet die Nachricht ein paar Sekunden mit einem Hinweis Rückgängig; Rückgängig holt sie zurück und öffnet sie wieder zum Bearbeiten. Die Wartezeit stellen Sie unter Einstellungen → Erscheinungsbild → Senden rückgängig machen ein: aus, 5, 10, 20 oder 30 Sekunden, standardmäßig 10. EmailOps muss geöffnet bleiben, bis die Nachricht verschickt ist.

Der Pfeil neben Senden öffnet Senden planen: morgen früh, morgen Nachmittag, Montag früh oder ein selbst gewähltes Datum mit Uhrzeit.

Nachrichten, die noch verschickt werden sollen, stehen unter Geplant in der Seitenleiste, wo Sie jede einzelne Jetzt senden, Bearbeiten oder Löschen können. Eine geplante Nachricht geht nur raus, solange EmailOps geöffnet ist; eine, deren Zeitpunkt bei geschlossener App verstrichen ist, wird beim nächsten Öffnen gesendet. Eine Nachricht, die nicht gesendet werden konnte, bleibt dort als Nicht gesendet markiert, mit Erneut versuchen: EmailOps sendet nie von sich aus erneut.

Signaturen

Jedes Konto hat seine eigene Signatur, festgelegt unter Einstellungen → Signaturen. Zwei Schalter bestimmen, wo sie erscheint: In neue Nachrichten einfügen und In Antworten und Weiterleitungen einfügen. In einer neuen Nachricht oder einer Antwort steht sie unter Ihrem Text, in einer Weiterleitung über der weitergeleiteten Nachricht. Sie ist Teil des Nachrichtentexts, Sie können sie also in jeder Nachricht vor dem Senden ändern oder löschen.

Bild hinzufügen fügt ein Logo oder ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift ein. PNG, JPEG, GIF und WebP werden angenommen; SVG und andere Dateien werden mit Begründung abgelehnt. Ein breites Bild wird auf 600 px verkleinert, jedes Bild darf höchstens 200 KB groß sein und die ganze Signatur 512 KB. Gmail-Konten bieten außerdem Aus Gmail importieren, das die Signatur, die Gmail für diese Adresse hat, in den Editor übernimmt.

In der Nur-Text-Fassung einer Nachricht steht vor einer abschließenden Signatur die übliche Zeile -- , damit andere E-Mail-Programme sie erkennen. Hat das Konto eine Signatur für diese Art von Nachricht, lassen KI-Entwürfe Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten weg und überlassen das Unterschreiben der Signatur.

Intelligente Filter

Grenzen Sie die Liste nach Domain, Absender oder einer Klassifizierungs-Kennzeichnung ein — praktisch, um einen Kunden, ein Projekt oder eine Newsletter-Flut am Stück abzuarbeiten. Mit aktivierter KI speisen dieselben Kennzeichnungen auch das Tag-Board, das sie als Raster aus Blöcken darstellt.

Ein Klick auf einen Filter schreibt ihn als sichtbare, bearbeitbare Abfrage ins Suchfeld — tag:priority=urgent, from:, domain:, ext: — ein zweiter Klick entfernt sie wieder. Mit Rechtsklick und Zur Suche hinzufügen kombinieren Sie ihn mit der aktuellen Suche. Ein Filter wirkt in der Ansicht, in der Sie sich befinden: in Gesendet oder einem Ordner listet er nur deren E-Mails, und die Suche bleibt beim Kontowechsel erhalten; findet sie nichts, zeigt die Liste an, dass eine Suche aktiv ist, und bietet an, sie zu löschen. Jede Tag-Gruppe zeigt zuerst ihre zehn meistgenutzten Werte, mit einer Schaltfläche darunter für den Rest.

Kalender

Monats-, Wochen- und Tagesansichten je Konto für Google Kalender und Outlook. Sie erhalten vor jedem Termin eine Erinnerung mit einem Ein-Klick-Button Teilnehmen für Meet-, Teams-, Webex- und Zoom-Links. Die Kalendersynchronisierung ist für Gmail- und Outlook-Konten standardmäßig aktiv und lässt sich je Konto abschalten — ebenso die Vorlaufzeit der Benachrichtigung — unter Einstellungen → Kalender.

Synchronisiert werden alle Kalender eines Kontos, nicht nur der primäre — ein Kalender, den eine Kollegin mit Ihnen geteilt hat, erscheint hier also genauso wie in Google oder Outlook. Jeder erhält die Farbe, die sein Anbieter vergibt, und die Legende über dem Raster blendet einzelne Kalender aus oder ein; dieselben Schalter finden sich unter Einstellungen → Kalender.

Systembenachrichtigungen einer Erinnerung lassen den Meeting-Titel weg, außer Sie aktivieren Meeting-Titel in Benachrichtigungen anzeigen unter Einstellungen → Kalender: Sie können auf dem Sperrbildschirm und in der Mitteilungszentrale erscheinen, außerhalb der App-Sperre. Die Erinnerung in EmailOps zeigt immer das vollständige Meeting.

Anhänge-Ansicht

Ein Ort für die Anhänge, die Ihnen wichtig sind — Rechnungen, Verträge, Belege — mit Vorschau und Download, statt sich erneut durch Threads zu graben. Öffnen Sie sie über Anhänge in der Seitenleiste.

Die Ansicht sammelt Anhänge über Regeln und ist daher anfangs leer. Klicken Sie auf Regeln verwalten (oder Regel erstellen in der leeren Ansicht) und füllen Sie aus:

• Regelname — so erscheint die Regel in der Liste.
• Absender-Muster — komma-getrennt; exakter Treffer, sofern es kein * enthält (*apple.com* erfasst jeden Absender, der „apple.com“ enthält). Leer lassen für jeden Absender.
• Betreffmuster und Dateinamen-Muster — * ist ein Platzhalter; nur passende Dateinamen werden gesammelt.
• Tags — wählen Sie vorhandene Tags oder tippen Sie, um einen neuen anzulegen; sie erscheinen oben in der Ansicht als Filter-Schaltflächen.

Alle ausgefüllten Muster müssen zutreffen. Regeln greifen bei neuer Post während der Synchronisierung; setzen Sie Nach dem Erstellen auf vorhandene E-Mails anwenden, um auch aus der bereits vorhandenen Post zu sammeln. Regeln erfassen den Posteingang, Gesendete Elemente, das Archiv und Ihre eigenen Ordner, nie Spam oder Papierkorb. Markieren Sie Anhänge, um sie gemeinsam in Ihren Downloads-Ordner herunterzuladen.

EmailOps schlägt auch selbst Regeln vor. Wenn Ihnen derselbe Absender immer wieder Dokumente schickt (PDFs, Office-Dateien oder E-Rechnungen) — mindestens zwei E-Mails in zwei verschiedenen Monaten, im Posteingang oder in einem Ordner, in dem Sie sie ablegen —, erscheint unter Regeln verwalten ein Abschnitt Vorgeschlagene Regeln, und ein Zähler neben Anhänge in der Seitenleiste zeigt ihre Anzahl. Prüfen öffnet das Regelformular bereits ausgefüllt (Absender und Dateinamenmuster); die Regel wird erst angelegt, wenn Sie sie speichern. Verwerfen blendet den Vorschlag dauerhaft aus, auch wenn der Absender später von einer anderen Adresse schreibt; Rückgängig oder Wiederherstellen unter Verworfene Vorschläge holt ihn zurück. E-Mails von Ihrer eigenen Adresse oder von Kollegen Ihres eigenen Unternehmens werden nie vorgeschlagen.

EO Docs

Mit EO Docs schreiben Sie Dokumente und Tabellen gemeinsam mit anderen EmailOps-Nutzern, ohne Cloud dazwischen: Jede Änderung reist als gewöhnliche E-Mail zwischen Ihren Konten, und jede Kopie führt Eingehendes ohne Konflikte zusammen. Die Funktion ist experimentell und standardmäßig an; Einstellungen → EO Docs schaltet sie ab, und solange sie aus ist, wird nichts empfangen oder gesendet.

Öffnen Sie EO Docs in der Seitenleiste und klicken Sie auf Neu, um ein Dokument oder eine Tabelle anzulegen. Dokumente kennen Überschriften, Fett, Kursiv, Unterstreichen, Listen, Links, Tabellen und Bilder. Tabellen wachsen um Zeilen und Spalten, übernehmen einen aus Excel eingefügten Block, und eine Spalte wird breiter, wenn Sie den Rand ihres Kopfes ziehen. Rückgängig und Wiederholen betreffen nur Ihre eigenen Änderungen.

Eine Zelle, die mit = beginnt, ist eine Formel: SUM, AVERAGE, MIN, MAX und COUNT (oder SUMA, PROMEDIO und CONTAR) über Bereiche wie =SUM(B2:B10). Beim Einfügen oder Löschen von Zeilen zeigen die Bereiche weiter auf dieselben Zellen. Die Filterschaltfläche im Spaltenkopf blendet die Zeilen aus, deren Haken Sie entfernen; Filter ändern nur Ihre eigene Ansicht.

Tabellen sind vorerst einfach gehalten: Text, Zahlen und diese Formeln, noch ohne Formatierung, Diagramme oder weitere Funktionen. Ein Hinweis über jeder Tabelle sagt das, bis Sie ihn schließen.

Ändern zwei Personen dieselbe Zelle, bevor sie die Änderung der anderen gesehen haben, behalten alle Kopien denselben der beiden Werte. Die Zelle wird dann markiert, ein Hinweis nennt den verlorenen Wert, und Sie entscheiden: ihn zurückholen oder den angezeigten behalten. Verlauf listet diese Zellen ebenfalls auf, geklärt oder nicht.

Teilen fragt nach den E-Mail-Adressen, schlägt zuerst Kollegen aus Ihrem Unternehmen vor, und nach Ihrer Zustimmung: Von da an mailt EmailOps Ihre Änderungen von selbst, etwa zwei Minuten nachdem Sie aufgehört haben zu tippen, oder sofort mit Änderungen jetzt senden. Andere EmailOps-Nutzer erhalten eine Einladung zum Annehmen; alle anderen erhalten in der Einladung eine schreibgeschützte Kopie. Änderungen kommen mit der nächsten Synchronisierung, werden zusammengeführt, und ihre E-Mails werden als gelesen markiert und archiviert.

Eine Änderung wird nur übernommen, wenn sie von jemandem kommt, mit dem das Dokument geteilt ist. Bei Gmail- und Outlook-Konten wird sie außerdem abgelehnt, wenn der Absender die Authentifizierungsprüfung Ihres Anbieters nicht besteht (DMARC, oder SPF ohne gültige DKIM-Signatur). Die E-Mails sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt: Sie sind so privat wie Ihre übrige Post.

Eigene Ordner (nie geteilt) halten die Dokumente in Ordnung; ziehen Sie ein Dokument auf einen Ordner, oder nutzen Sie Verschieben nach. Die Suche findet Dokumente nach Titel und Inhalt, und Verlauf zeigt frühere Versionen. Als PDF exportieren speichert das Dokument als PDF in Ihrem Downloads-Ordner. Löschen fragt vorher nach; ein geteiltes Dokument zu löschen entfernt nur Ihre Kopie, die anderen behalten ihre.

Importieren macht aus einem Word-Dokument (.docx) oder einer Tabelle (.xlsx, .xls, .ods) EO Docs, eine Tabelle pro Blatt und Formeln als ihre Werte; In EO Docs öffnen tut dasselbe mit einem E-Mail-Anhang. Im E-Mail-Editor hängt Aus EO Docs ein Dokument an und teilt es damit mit den Empfängern der E-Mail.

Suche

Volltextsuche über Betreff, Inhalt, Absender und Anhänge. Mit aktivierter KI kommt die semantische Suche hinzu, die nach Bedeutung statt nach exakten Wörtern sucht.

Suchen lassen sich mit Operatoren eingrenzen, allein oder neben freiem Text:

Junk und Massen-E-Mails

EmailOps bewertet jede eingehende Nachricht lokal auf Spam und unerwünschte Massen-E-Mails. Dabei ist kein Modell und kein Netzwerkaufruf beteiligt, und Ihre Korrekturen („Junk“ / „kein Junk“) trainieren den Filter mit der Zeit. Sie entscheiden, was mit markierter Post geschieht:

• In der Liste abschwächen — sie bleibt vorhanden, ist für das Auge nur leicht zu überspringen.
• Aus dem Posteingang nehmen — aus der Liste entfernt, aber weiterhin über die Suche und die Ordner Ihres Anbieters erreichbar.

Keine der beiden Optionen verschiebt oder löscht etwas auf dem Server; das tut nur ein ausdrückliches Als Spam bestätigen oder Absender blockieren. Eine optionale Warnung vor Identitätsmissbrauch/Phishing ist verfügbar und standardmäßig aus.

Abbestellen und Absender blockieren

Ein Newsletter oder eine Nachricht einer Mailingliste, die angibt, wie man sich abmeldet, zeigt Abbestellen neben dem Absender. Bevor etwas verschickt wird, erklärt eine Bestätigung genau, was passiert: eine Anfrage direkt an den Server des Absenders (nicht über Ihren E-Mail-Anbieter), eine Abmelde-E-Mail von Ihrem Konto oder die Seite des Absenders in Ihrem Browser.

Absender blockieren im ⋮-Menü einer Konversation schickt neue Post dieses Absenders in diesem Konto in den Spam und meldet sie Ihrem E-Mail-Anbieter als Spam. Vorhandene Nachrichten ebenfalls in den Spam verschieben räumt auf, was schon da ist, und die Konversation zeigt an, dass der Absender blockiert ist, mit Blockierung aufheben gleich zur Hand.

Einstellungen → Spam → Blockierte Absender listet alle, die Sie blockiert haben, mit Blockierung aufheben, das ihre Nachrichten auch aus dem Spam zurück in den Posteingang holen kann. Aus den intelligenten Filtern ausblenden im ⋮-Menü ist etwas anderes: Es entfernt den Absender nur aus den intelligenten Filtern der Seitenleiste.

Benachrichtigungen für neue E-Mails

EmailOps zeigt eine Desktop-Benachrichtigung, wenn neue Post in Ihrem Posteingang ankommt und wenn eine zurückgestellte Konversation zurückkehrt — nie bei der ersten Synchronisierung eines Kontos, für ältere Post, bereits gelesene Post, Spam oder blockierte Absender. Mehr als drei neue Nachrichten auf einmal werden zu einer einzigen Zusammenfassung. Ein Klick auf eine Benachrichtigung holt EmailOps in den Vordergrund; die Nachricht öffnet er nicht.

Einstellungen → Benachrichtigungen enthält den Hauptschalter, einen Schalter pro Konto, den Inhalt der Benachrichtigung (Absender und Betreff oder Inhalt ausblenden, das nur das Konto zeigt) und Nur wenn EmailOps nicht im Vordergrund ist; alles ist standardmäßig an, mit sichtbarem Absender und Betreff. Der Nachrichtentext wird nie gezeigt, und solange die App mit dem Hauptpasswort gesperrt ist, auch Absender und Betreff nicht.

Datenschutz- und Sicherheitseinstellungen

Ein Hauptpasswort sperrt die App beim Start, entfernte Bilder und Tracking-Pixel werden blockiert, bis Sie sie erlauben, und Zugangsdaten liegen im Schlüsselbund des Systems. Alles davon steht unter Datenschutz und Sicherheit.

Oberfläche

Posteingang in geteilter Ansicht oder in voller Breite, und eine Oberfläche auf Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch. Die Ausgabesprache der KI wird separat eingestellt — Sie können die Oberfläche in einer Sprache lesen und Antworten in einer anderen entwerfen lassen.

Tastenkombinationen

Drücken Sie ? irgendwo außerhalb eines Textfelds, um alle Tastenkombinationen zu sehen. Sie folgen denen von Gmail:

Die Tastenkombinationen pausieren, während Sie tippen und solange ein Dialog oder Menü offen ist. Die Schaltflächen, für die sie stehen, nennen ihre Taste im Tooltip, etwa „Archivieren (E)". Einstellungen → Erscheinungsbild → Tastenkombinationen schaltet sie ab, und Liste anzeigen öffnet dieselbe Übersicht wie ?.